07 Ocak 2020

Bana göre sivil toplum: "Bir arada yaşamanın duyarlılığının ve bireylerin birbirlerine karşı sorumluluk bilincinde olduğu; efendi aranmayan ve efendi olmak da istenilmeyen; tahakküm heveslerinden münezzeh ilişkilerden oluşan bir topluluktur.

 

İnsan sosyal bir varlık olması nedeniyle yaratılışından bugüne değin örgütlenme ihtiyacı hissetmiştir. Örgütlenme, insanın maddi ve manevi ihtiyaçlarını giderme konusunda toplumsal bir dayanak noktasıdır. Örgütlenme ihtiyacının vücut bulması en küçük örgütlü yapı olan aile ile başlayarak tüm toplumsal katmanlarda yer yer kuvvetli yer yer kuvvetsiz bir biçimde kendini göstermektedir. Toplumsal bazda örgütlenmeye bakıldığında sivil toplum kuruluşları (STK) bu alandaki örgütlenmelerin önemli bir yapısını oluşturur.

 

STK’lar toplumda var olan bir eksikliği gidermek, topluma yarar sağlamak, iyiliğin yaygınlaşmasına vesile olmak, karar alıcıları etkilemek, toplumda dostluk, kardeşlik ve barışın tesisi için kâr amacı gütmeden faaliyet gösteren kamu ve özel sektörden bağımsız yapılardır. STK’lar kamu tarafından idare edilmezler, kamu tarafından görevlendirilmezler, kamu ile bağlantısı olabilir ancak bu ilişki bağımsızlığı sorgulatacak aşamada olmamalıdır. STK’lar bağımsız durabilmesinde ekonomik vaziyetleri de önemlidir. Bugün STK’ların gelir kalemleri arasında bağışlar, üye aidatları, etkinlik gelirleri, proje gelirleri, yurtiçi ve yurtdışı fonları ve dini hüviyetteki bağışlar önemli yer tutar. Eğer ki kamu ile önemli miktarda fon alışveriş ilişkisi kurulursa kurumsal bağımsızlık da sorgulanabilir.

 

STK’lar var olmak ve faaliyetlerini devam ettirmek için toplumun birçok kesimi ile ilişkide olmak durumundadır. Örneğin kurumsal yapının oluşmasında, faaliyetlerin gerçekleşmesinde gönüllü ve ücretlilerle, kurumun tüm faaliyetlerinin devam etmesinde kullanılacak mali kaynağın oluşmasında bağışçılar ile ilişki kurulmalıdır. Bağış yapan kişiler bağışlarının akıbetini sorabilir böyle bir durumun olması, bağımsızlığı tehdit eden bir unsur olarak değil de hesap verilebilirlik olarak düşünülmelidir.

 

STK’larda her geçen gün ücretli çalışanların artması sevindirici bir gelişmeyken bu alandan gönüllüler çekilirse bu da üzücü bir durum olacaktır. STK’ya göre değişmekle birlikte, kurumlardaki iş yükünün önemli kısmı ücretli çalışanlar tarafından yürütülüyor olsa da kurumları kuran ve kurumların yaşamasına nefes olan motivasyon dertli insanların gönüllü olarak destek vermesidir.

 

Kurumsal Yönetim Akademisi tarafından 21 Aralık 2019 tarihinde düzenlenen “STK’larda Gönüllü İletişimi” konulu uygulama atölyesine katılmıştım. Uzun yıllardır Yeryüzü İyilik Hareketi’nde gönüllü olarak faaliyetler yürütmem etkinliğe katılmamdaki önemli bir motivasyondu. Etkinlikte gönüllülüğe dair söylenenler ile bu konudaki tecrübelerim zihnimde bir araya gelince, çok akademik bir şekilde olmasa da bu düşünceleri yazıya dökmeyi istedim, böylelikle buradaki yazı ortaya çıktı.

 

STK’larda gönüllülük, bireylerin toplumsal sorumluluk anlayışıyla, çıkar gözetmeksizin bilgi, zaman, emek, beceri, deneyim ve maddi varlıklarını -kendi özgür iradeleriyle- bir STK’nın amacı doğrultusunda kullanmaları” anlamına gelmektedir. Gönüllü olmak bir kere yazıldığı kadar kolay bir şey değildir o nedenle burayı biraz açmak gerekir. Gönüllü olmak için bir kere insanın çevresinde oluşan olayları takip etmesi, fark etmesi gerekir sonrasında gelişen bu olayları kendisi için bir iç mesele haline getirmesi gerekir sonrasında ise kişinin eyleme geçmesi lazım gelir. Günümüz dünyasında ekonomik, sosyal zorlukların ve gelişen iletişim teknolojilerinin etkisi ile birlikte insanlar git gide daha da kendi kabuğuna çekilmektedir. Birçok hayat evden-işe, işten-eve bir rutin içerisindedir. Hayat şartlarının zorlaşması bireylerin daha çok kendi derdi ile dertlenmesine, kendi derdinden başkasının derdini görememesine sebep olmaktadır.  Aslında bu durum gönüllülüğü ve gönüllüleri daha da kıymetli yapan bir şey. Zorlaşan hayat şartlarında bazı insanların kendi sorunlarını unutmaksızın bir başkasının hayatına dokunmak bir başkasının ihtiyacını karşılamak için mücadele vermek oldukça erdemli bir şey.

 

STK’lar tarafından gönüllülerden zamanı, emeği, fikri ve parası istenmekte, hayatındaki başka şeylerden fedakârlık yapması beklenmekte ancak karşılık olarak maddi bir şey verilmemektedir. Gerçi gönüllülerin de ne kadar maddi karşılık beklediği de ayrı bir soru işaretidir ancak gönüllüye kurumlar olarak maddiyatın ötesinde bir şeyler vermek durumundayız.

 

Bugün STK’lar hem kapasitelerini geliştirmek hem de daha fazla sosyal fayda üretmek için daha fazla gönüllü ile iletişim kurmayı arzulamaktadır. Ancak görülmektedir ki gönüllüler ile kurulacak ilişki gelişigüzel şekilde olursa kuruma gönüllü gelmemekte gelse de etkin iş üretilememektedir. Bu durumda bugün STK’lar gönüllüyü kuruma çekme, doğru gönüllüyü seçme, gönüllü ile etkin iş üretme, gönüllüyü motive etme, gönüllüyü güzel bir şekilde uğurlama gibi süreçlerde iyileşmeler gerçekleştirmelidir. Aksi takdirde STK’lara olarak gönüllü olmak isteyen insanın içindeki güzel duyguların katili olabiliriz.

STK’lar gönüllülere güven telkin edebilmeliler !

Kuruma gönüllülerin gelmesi için STK’lar öncelikli olarak kurumsal yapılarında şu hassasiyetleri barındırmalılar: Hesap verilen, katılımcı ve paylaşımcı bir yapı oluşturulmalı ve kurum kültürü olarak da insanlar arasında düşünce, inanç, etnik köken ayırımı yapmaksızın herkese eşit yakınlıkta olabilmelidir.

Farklı insanların bir arada çalışması ile birlikte kurumda inisiyatif alan insanlar daha paylaşımcı, uzlaşmacı, problem çözebilen, samimi, anlayışlı, birbirlerini destekleyen ve hedefleri olan kimseler haline gelmektedirler.

 

STK’lar gönüllülerin neden gönüllü olduklarını anlamalı

İnsanların STK’larda gönüllü olmasının altında da birtakım beklentiler, amaçlar yer almaktadır. STK’ların gelen gönüllülerin niçin gönüllü olmak istediklerini anlamalıdır.  Gönüllüleri STK’larda inisiyatif almaya iten sebeplerin bir kısmı şöyledir:

•     Sorun olduğuna inandığı bir meseleye çözüm üretmek
•     Başkalarının sorunlarına çözüm getirmek suretiyle değerli hissetmek
•     Günlük rutinin dışarısına çıkmak
•     Allah’ın rızasını kazanmak
•     Hayır dua almak
•     Sosyal bir çevre edinerek yalnızlık duygusundan veya can sıkıntısından kurtulmak
•     Yeni beceriler kazanmak ya da var olan becerilerini kullanmak
•     İçinde bulunduğu sosyal çevrede önemli ve popüler birisi olmak istemektedir  

 

Ek olarak gönüllüler aslında her insan gibi bir gruba ait olmak, takdir edilmek, değer görmek, saygı duyulmak, bir karar sürecinde fikrinin sorulmasını, fırsat tanınmasını ister.

 

Bu niteliklerin hepsi modern yönetim anlayışında “motivasyon unsurları” olarak adlandırılırken, İslami ıstılahta Allah’ın insan fıtratına yazdığı temel fıtri özellikler arasında olduğu unutulmamalıdır.

Kurumlar ancak kaynakları kadar güçlüdür ve bir sivil toplumun en önemli kaynağı insan, yani gönüllülerdir. Bazen bir gönüllü, kurumunu ileri taşıyabilecek bir potansiyele sahip olmasına rağmen yeterli ilgiyi göremeyince motivasyon kaybına uğrayabilmekte ve ümitsizliğe kapılabilmektedir. Yöneticilerin, özellikle bunlara dikkat etmesi gerekir. Ne gönüllü uğruna kurum hedeflerinden sapmalı, ne de hedefler uğruna kişiler küstürülmemelidir. Gönüllü, daha ulvi hedeflere yönlendirilmeli, samimiyet kurumsallaşmalı, “çıkar gönüllüğünden kemal gönüllülüğüne” doğru yönelim desteklenmelidir.

 

Ayrıca kuruma bir kişi gönüllü olarak gelmek istediğinde kendisine niçin bizim kurumu tercih ettiğini, hangi konuda gönüllü olmak istediğini, uygun iş için ne kadar süre verebileceği, kişinin özellikleri sorulmalıdır.

 

Gönüllü İletişimi

*Bu kısım Kurumsal Yönetim Akademisi tarafından düzenlenen STK’larda Gönüllü İletişimi konulu atölyeden derlenmiştir.

 

İletişim, “fark etmek” ile başlar, önce amaç anlaşılmalıdır. “Kıyıya vurmadıkları sürece balıklar, suyun farkında değildirler.” (Marshall McLuhan) Burada önemli olan, balık için kıyıya vurmadan suyu fark etmek, bize düşen ise; “insanları ötekileştirmeden, diğerlerini fark etmek” olmalıdır.

Mükemmel iletişim muhal (hayal), iletişimde son nokta ise Sükût’tur; insan o duruma gelmiştir ki, artık söz bitmiş, beden dili, mimik ve bakış devreye girmiştir.

 

İletişimin oluşması için öncelikli olarak mesajın oluşturan bir kaynak, bir mesaj, mesajın muhatabı alıcı ve mesajın iletildiği araç/kanal gerekmektedir.  

 

İki insan arasında anlaşmanın büyüklüğü, izafet çerçevesi (ikisi arasındaki bağ) ile ilintilidir; ilişki ne kadar güçlüyse, anlaşma da o kadar sıkı olacaktır. Etkin iletişim, kaynağa olan güvenle de yakın ilgilidir.

 

İletişim sürecinde yanlış ya da eksik anlamalara yol açan iletişim engelleri mevcuttur. Bunlar:

• Fiziksel engeller: Zaman, yüz yüze konuşamamak, işitme ve konuşma sorunu, filtreleme
• Sosyal engeller: Gürültü, dil ve kültür farklılığı, sosyal farklılık, aşırı bilgi yüklemek, çevresel engeller
• Psikolojik engeller: Duygular, önyargılı olmak, genel tatminsizlik, algıda seçicilik, hazırlıksız ve gergin olma, isteksizlik, davranış bozukluğu, negatif kişilik.
• Semantik engeller: Yanlış ifade ve yorumlar, kelimelere farklı anlam yüklemek, dili düzgün kullanmamak veya anlaşılamamak.

 

Aşağıdaki hususlara dikkat etmek sağlıklı bir iletişimin kurulmasına önemli derecede katkı sağlayacaktır:

• Empati kurabilmek (muhatabı anlama)
• Aktif dinleme
• Nezaket ve nezahet (kibarlık ve ahlak)
• Tahammül (mesaja katlanma)
• Diplomasi (yönetim becerisi).

  

 

Dinlemek işitmek değildir!

• Etkin dinlemek ve anlamak için yoğunlaşmak, empati yapmak, kabullenmek, bütünü anlamaya çalışmak, dinlemeye istekli olmak gerekir. Hemen hemen her mesajı işitirken sadece belirli olanları zihnimize takılır ve onlarında küçük miktarını önemseriz.
• Gönüllüler ile olumlu iletişim kurmak için onlarla ilgilenmeliyiz, problemlerini tam ve net anlamalıyız; doğru zamanda harekete geçmeli, uyumlu olmalı ve onlara güven vermeliyiz.
• Gönüllülerle başarılı iletişim için gönüllüye bir mesaj iletilirken kişinin mesajı nasıl algılayacağı da düşünülmelidir. Gönüllünün yaşı, cinsiyeti, eğitim durumu, yaşadığı/büyüdüğü çevre ve karakteri mesajı anlamlandırmasında etkili olacaktır.
• Gönüllü ile gerçekten gönülden bir iletişim kurmak için beden dili iyi kullanmalı, kültürlere uygun hareket edilmeli (tokalaşma, mimikler, bakış, samimiyet…), zaman iyi ayarlanmalı, ses tonu ve ayarı iyi yapılmalıdır. Unutulmamalıdır ki, iletişimde; beden dili %58, konuşma üslubu %35, kelimeler ise sadece %7 önem arz etmektedir.

 

Gönüllü Yönetimi Süreci

Gönüllü yönetim süreci gönüllü ile iletişim kurulmadan önce başlayarak gönüllünün kurumdan ayrılması sürecine kadar olan aşamaları kapsamaktadır. Bu aşamalarda aşağıdaki işlemler oldukça önemlidir:

• Gönüllü ihtiyaç analizi yapılmalıdır
• Gönüllüler ile bir mülakat yapılmalıdır
• Kabul edilen gönüllüler oryantasyon ve eğitim sürecine dahil edilmelidir
• Gönüllüleri gönüllendirmeye yönelik çalışmalar yapılmalıdır. Gönüllendirme ortamı, gönüllüyü teşvik edecek samimiyette olmalı, sosyal ihtiyaçlar giderilmelidir (boş zaman, yemek, faaliyet…). Sürekli teşvik ve motivasyon, vizyon paylaşımı ile sürdürülebilirlik sağlanmalıdır.
• Gönüllülerin gelişimi, devamlılığı, kendisine ve kuruma katkısı takip ve kontrol edilmelidir
• Eğer gönüllü ile ilişki sonlandırılacaksa makul bir neticelendirme yapılmalıdır. Kişiye özel   bir etkinlik düzenlenebilir, kendisine teşekkür edilebilir.
• Gönüllü ve ücretli/profesyonel çalışanların statü, ilişki ve durumları belirlenmeli, gerekli olan yerlerde sosyal güvenceler (masraf, SGK, riskler, önlemler…) verilmeli, yasal statüye göre hareket edilmeli ve veri tabanı oluşturulmalıdır.
• Gönüllü ile ilgili kayıt/bilgi tutulmalı, anket yapılmalı, muhatap olunurken şahsi değil, “kurumsal ilişki” kurulmalıdır.

 

Gönüllü ile kurulan iletişimde gönüllüyü daha değerli hissettirmek için adalet ve güven duygusu oluşturulmalı, bazı karar süreçlerine gönüllü dahil edilmeli, gönüllüye takımın bir parçası olduğu hissettirilmeli, gönüllünün kuruma aidiyetin sağlanmasına yönelik çalışmalar yapılmalıdır. Olumsuz geri dönüşlerde kişi değil davranış özel bir ortamda bildirilmeli, çözüme odaklanılmalı, yanlış davranış ve sonuçları hakkında bilgi verilmeli, konu söylentiye değil belge ve veriye dayanılmalıdır.

 

STK’lar öncelikli olarak gönüllülerin kuruma gelmemesinden yakınsa da gönüllülerin kuruma gelmesi ile meseleler tam anlamıyla çözüme kavuşmaz. Gönüllülerin aidiyetinin sağlanması, motive edilmesi, devamlılığın sağlanması, nitelikli iş üretmesi, kurum kültürüne ayak uydurulması hem kendine hem de kuruma faydalı olması için STK’ların birçok konuda inisiyatif alması gerekir. Gönüllüler ile her aşamada kurulacak iletişim oldukça önemlidir. STK’ların bu konuda ödevine iyi hazırlanması gerekir hatta alınacak önlem ve çalışmalar başlı başına bir istihdam gerektirebilir. STK’ların belirli iş yükü ücretliler tarafından yapılıyor olsa da gönüllülük ruhu bu kurumlardan uzaklaşırsa kurumların ruhu da yok olmaya doğru evirilecektir. Gönüllülerin fedakarlıkları göze alarak gönüllü olmaları bir işin ucundan tutmaları oldukça erdemli bir davranıştır. Bu davranışın hayırlı şekilde ilerlemesi, gönüllülerin gönüllülüğe soğumaması; bu enerjinin kurumun ve sosyal faydalanıcıların faydasına olmak üzere daha etkin hale getirilmesi için gönüllü ile kurulan iletişime profesyonel bir şekilde çalışmak gerekmektedir.